Seguimiento del Proyecto: Control o Evaluación Ex-post

Este punto tiene relación directa con la metodología de seguimiento de proyectos. Básicamente los principales puntos a evaluar son los efectos relacionados con:

- Población Objetivo,
- Problema definido,
- Ejecución (tiempos y costos),
- Operación (tiempos y costos),

El sistema de seguimiento se refiere a un sistema de relevamiento de indicadores claves, previamente definidos. La definición precisa de las fuentes de información y de los responsables, constituye la base del éxito de un sistema de seguimiento.

Los principales pasos a seguir para la definición de este sistema son:

Definir las áreas de éxito del proyecto, esto significa contestarse a la pregunta: ¿Cual seria el hecho que de producirse, me permitiría afirmar que el proyecto fue un éxito? Por ejemplo en un programa alimentario, eliminar el problema de falta de peso en la población objetivo, lograr "x" monto vendido, unidades vendidas, etc.

Definir factores críticos de éxito, esto significa definir cuales serán los indicadores que me permitan afirmar o no que el proyecto esta siendo ejecutada correctamente: Por ejemplo: número de comidas diarias; calorías por comida, número de clientes visitados, etc.

Defino metas para cada uno de esos factores críticos de éxito, por ejemplo una comida diaria, x % del mercado, x monto de ventas, x consultas médicas, etc.

Localizar la información que sea precisa y oportuna (que venga al caso).

Comparar lo que sucede con las metas en forma periódica.

EI éxito de un proyecto se juzga desde el punto de vista de la eficacia y de la eficiencia.

En los pasos arriba mencionados, la expresión éxito se refiere a estos dos aspectos. Cada uno de ellos necesita un "set" de indicadores específicos.

Medición de Resultados (eficacia del proyecto)
El principal aspecto a tener en cuenta a la hora de medir los resultados del proyecto es si el mismo solucionó el problema para el cual fue definido.

Puede darse el caso de haber logrado el objetivo del proyecto pero no solucionar el problema, esto pone en evidencia errores en la formulación del proyecto.

Un proyecto es eficaz solamente si soluciona el problema para el cual fue definido.

La eficacia se relaciona con el problema definido por el proyecto.


Medición de la Operación (eficiencia del proyecto)
La medición de la operación se relaciona con el concepto de eficiencia del proyecto. La eficiencia definida como una relación entre costos y cantidad de objetivo. Por ejemplo, un proyecto cuyo objetivo fue prestar atención médica a madres embarazadas, la eficiencia se refiere al costo unitario del cuidado de la madre durante su embarazo.

La eficiencia siempre se relaciona con el objetivo definido por el proyecto.

Como se pone en evidencia la eficiencia no implica eficacia, un proyecto puede ser muy eficiente pero no eficaz o viceversa.

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