EL CONTROL PRESUPUESTARIO

Es de esperar que el lector ya posea conocimientos suficientes sobre presupuestos y su control, por lo que ofrecemos a continuación una breve síntesis sobre presupuestos, sus distintos tipos y control presupuestario.

Como recordaremos, el presupuesto es la cuantificación monetaria de las actividades futuras de una empresa que discrimina claramente y para cada período cómo se componen los ingresos y los egresos. Es una declaración anticipada de resultados, un plan de acción expresado en términos monetarios.

El sistema de presupuestación de una empresa es integral, ya que abarca el plan anual de actividades, expresado en términos monetarios. Pero, además, es esencialmente integrador de los procesos claves de planeamiento y control en sus diversas instancias (estratégica, táctica y operacional), ya que exige la participación de los diferentes niveles y centros de responsabilidad. En efecto, la elaboración de los presupuestos se debe enmarcar dentro del proceso de planificación global y a largo plazo de la empresa y, por consiguiente, debe estar vinculado con la estrategia, la estructura organizativa y la política específica de cada centro de responsabilidad.

Podemos afirmar entonces que el presupuesto es un plan integral que abarca todas las áreas y todos los aspectos de una organización y sirve como fuente de información, de guía y de asignación de recursos para alcanzar las diferentes metas prefijadas.

El proceso presupuestario permite:

1. Formular los objetivos específicos en forma explícita y cuantificarlos en términos económico-financieros para cada sector o centro de responsabilidad, lo que , a su vez, permite:

• Profundizar el conocimiento de los objetivos individuales y organizacionales que se espera alcanzar.

• Anticipar resultados.

• Clarificar el comportamiento y el resultado esperados y guiar, por consiguiente, el proceso de toma de decisiones.

• Motivar hacia el logro de los objetivos e integrar y coordinar a las diferentes personas y centros.

2. Evaluar explícitamente el grado en que la actuación de cada centro o responsable ha contribuido al logro de los objetivos (cálculo de desviaciones) lo cual, a su vez, facilita:

• Hacer explícitos los criterios de valuación.

• Realizar el control por excepción.

• Incrementar el conocimiento sobre la capacidad de la empresa y de sus componentes para alcanzar los objetivos.

• Ayudar a determinar las causas que dificultan alcanzar los objetivos, que han producido las desviaciones.

• Adoptar las pertinentes medidas correctivas.

Las salidas básicas del sistema presupuestario son:
* Presupuesto Económico o Estado de Resultados Proyectado.
* Presupuesto Financiero.
* Estado de Situación Patrimonial o Balance Proyectado.
* Presupuesto de:
• Ventas
• Producción
• Compras de Materias Primas.
• Gastos Operativos
• Inversiones
• Gastos financieros


El control presupuestario como proceso consta de las siguientes etapas:
a. Recopilar los datos reales correspondientes a las operaciones realizadas en cada uno de los sectores y compararlos con los datos presupuestados.
b. Determinar las variaciones e identificar sus causas.
c. Identificar y emprender las medidas correctivas necesarias.

Los requisitos para instalar un sistema de control presupuestario son:
• Fijar los objetivos operativos y metas de las distintas secciones con razonable anticipación.
• Definir claramente las áreas de responsabilidad.
• Lograr la participación activa en el programa de todo el nivel de supervisión.
• Delimitar claramente las responsabilidades financieras de cada supervisor, jefe o gerente.
• Mantener un sistema contable permanentemente actualizado.
• Lograr una utilización eficiente de equipos y materiales y lograr el compromiso y adhesión del personal por parte de los responsables de supervisar la ejecución de las operaciones.
• Analizar periódicamente las actividades de la empresa, destacando los avances o retrocesos con respecto a los planes trazados.
• Destacar cuantitativamente las jefaturas ineficientes, no como sanción, sino como medio de lograr una mejora continua.

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