Los Informes Para La Alta Gerencia: Características Y Modalidades De Presentación.

La información que requiere la alta dirección para la toma de decisiones varía en cada empresa, y es preciso determinar sus necesidades y la manera en que la

información puede satisfacer esas necesidades. Por ello es necesario que los gerentes participen en definir el tipo, contenido y calidad de la información necesaria como así también la frecuencia con que debe suministrarse para que quien deba tomar las decisiones cuente con la información en tiempo y forma.

Los gerentes deben participar además en la definición de los indicadores fundamentales de la gestión y en la determinación de los parámetros que afectan a los diferentes indicadores al momento de definirlos como fortaleza o como debilidad. Definidos los indicadores fundamentales, deben determinar la información básica requerida para su construcción, identificar las fuentes de información (los sectores funcionales de la empresa, de los que recabarán en forma recurrente y periódica la información cualitativa y cuantitativa necesaria, el entorno ambiental o el entorno competitivo) y a los responsables de proveerla en tiempo y forma.

En las organizaciones modernas, sujetas a rápidos cambios, es necesario además que la gerencia evalúe periódicamente la suficiencia y completitud de la información que se elabora para determinar la necesidad de mantenerla en la forma actual, modificarla o suprimirla.

Los informes gerenciales deben ser lo más concretos posibles. Todo lo conciso que permita la necesidad de presentar hechos razonablemente, evitando el excesivo volumen de cifras y los contenidos irrelevantes. Ello es así porque en el mundo de hoy, en que los cambios se producen con una rapidez inusitada, los gerentes modernos necesitan información rápida, segura y oportuna, y se debe minimizar la sobrecarga de información de los directivos, limitando el número de mediciones usadas, concentrándose en los indicadores más críticos.

Los informes deben resumir en forma escrita o gráfica los resultados debidamente clasificados, agrupados y expuestos. Deben expresar en pocos términos lo verdaderamente importante y excluir todo lo que no sea de significación para la adopción de decisiones a ese nivel directivo. Se deben elaborar bajo el principio de excepción: “Sólo corresponde destacar lo que aparece como fuerza (capaz de engendrar una oportunidad) y como debilidad (capaz de engendrar una amenaza). Lo normal, por lo general no es tenido en cuenta” (Herbert Simon).

En efecto, si bien la información hoy en día se procesa en tiempo real (sistemas on line) y no existen limitaciones para acceder a las bases de datos en cada instante, los informes sintéticos destinados a la alta gerencia, que exponen los resultados debidamente clasificados y agrupados, y elaborados bajo el principio de excepción, evitan que los gerentes deban destinar tiempo a efectuar cruzamientos de datos, comparaciones entre dos o más datos primarios, entre valores para diferentes fechas de uno o más datos primarios,... y les permite concentrase en su indelegable tarea de tomar decisiones estratégicas y políticas. Por ello, los informes dirigidos a la alta gerencia no deben ser muy extensos, irrelevantes ni extemporáneos. Esto no significa que los informes deban seguir realizándose en papel. Por el contrario, pueden utilizarse los medios modernos que brinda la informática (e-mails,...) y que permiten dejar constancia de la emisión y recepción de los mismos.

Otro aspecto a destacar es que la constancia en el tamaño y en el diseño de los informes suele ser de ayuda, facilita su confección y les permite a los gerentes concentrar la atención en la información significativa. Naturalmente, que los antecedentes que fundamentan la información de síntesis deben estar disponibles y ser accesibles para los usuarios autorizados.

Los informes deben responder a una rutina previamente definida y por escrito que asegure procesos informáticos eficientes para elaborar información para la conducción superior al mínimo costo; esto es, sea económica y eficiente. Esto asegura que los datos que se ingresen sean los correctos, que no se dejen de procesar datos relevantes, que no se procesen datos inútiles, que el resultado del proceso sea correcto y que se generará la información requerida por los usuarios.

Por último, destacaremos que los distintos tipos de gerencias precisan informes que muestren tendencias, indicadores fundamentales, elaborados con la frecuencia adecuada y que posibiliten la adopción de medidas dirigidas a maximizar fortalezas y neutralizar debilidades. Pero cada gerencia tiene su propia esfera de acción y los distintos tipos de gerentes requieren informes que difieren fundamentalmente en la naturaleza de la información que suministran, la clasificación que adoptan y la frecuencia con que se emiten.

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