Los sistemas de información gerencial

Un instrumento básico hoy en día para que la alta dirección pueda conducir a la empresa hacia el logro de los objetivos organizacionales es contar con un sistema de información integrado, que permita elaborar diagnósticos, manejar indicadores críticos, monitorear permanentemente la gestión y fundamentar el proceso de toma de decisiones.

El principal propósito de un sistema de información gerencial es mostrar relaciones significativas que disminuyan la incertidumbre en la toma de decisiones. La imposibilidad de elaborar información oportuna y confiable por carecer de un adecuado sistema de información impide maximizar fortalezas internas que permitan aprovechar las oportunidades y reducir las debilidades internas a fin de minimizar las amenazas detectadas en el entorno.

Un sistema de información gerencial eficaz es el que brinda información exacta, confiable, oportuna y pertinente, útil para apoyar la toma de decisiones, permitiendo una mayor eficiencia en la conducción de la empresa. Y la base de un eficaz sistema de información gerencial reside en el manejo eficiente de la información, interna y externa, vinculada con la organización. Por ello es sumamente importante definir y clasificar adecuadamente los datos que se requieren para la toma de decisiones (los registros que no se utilizan, la recolección de datos irrelevantes y la redundancia de información atenta contra el logro de la eficiencia organizacional). Para lograr esto, es necesario:

• identificar qué información debe recolectarse.

• identificar qué datos están disponibles, ya sea dentro de la propia organización o en al ambiente externo.

• determinar qué datos se necesitan pero no existen y, por tanto, deben crearse.

• asegurar procesos informáticos eficientes para elaborar información para la conducción superior al mínimo costo.

Un aspecto a considerar es que los documentos convenientemente definidos, además de cumplir con un propósito o función específica, ayudan a recopilar datos relevantes, aportan datos requeridos para preparar informes y proveen una base de datos para mejorar las operaciones y fundamentar la toma de decisiones estratégicas. En consecuencia, cada documento debe diseñarse para recoger datos relevantes, facilitar la agrupación de esos datos y ser una verdadera fuente de datos útiles a partir de los cuales se pueda elaborar la información necesaria para la planificación.

Por otra parte, el sistema de información gerencial debe generar la información requerida por los usuarios, suministrando información sobre las operaciones y los efectos de las decisiones utilizando al máximo el principio de excepción. Para ello, deben ser diseñados a medida no sólo de las características específicas de la organización, sino también de la personalidad y el estilo de los destinatarios (caso contrario se corre el riesgo de que no sean utilizados).

Aunque debe responder a un modelo o esquema de presentación de datos técnicamente aceptado, debe ser flexible, permitiendo que se introduzcan las modificaciones adecuadas para ajustarlo a la realidad de la empresa y responder a los nuevos requerimientos de información que se presentan en las empresas dinámicas actuales.

Por último, señalaremos que la disponibilidad de un sistema de información gerencial eficaz permite introducir mejoras en la estructura organizacional, reducir costos y lograr eficiencia y eficacia en la gestión ya que contribuye a redefinir roles, a reasignar funciones, a reformular cargos para adecuar la estructura a la estrategia empresarial.

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